個人情報の取り扱いについて

個人情報の取り扱いについて

当社は以下の個人情報保護方針をもって、個人情報の守秘義務を遵守しています。
  1. 個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、適法かつ公正な手段によってその目的の達成に必要な限度において行う。
  2. 個人情報の利用および提供は、利用目的の範囲内で行う。
  3. 個人情報を、業務を円滑に進める等の理由で第三者に取扱いを依頼する場合は、十分な個人情報保護の水準を備える者を選び、契約等によって保護水準を守るように定め、適切に取り扱う。
  4. 個人情報に対するリスク(個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、及び毀損など)を認識し、リスクの防止のための是正及び予防措置、社内基準や責任体制を確立し、合理的で適正な安全対策を講じる。
  5. 個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守し、自ら保有する全ての個人情報を特定するための手順を確立し維持する。
  6. 個人情報保護のため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報保護に必要な教育、監査を徹底し全社に徹底させ、遵守させる。
  7. 個人情報の適切な保護体制を維持するため、経営環境などに照らして、定期的に個人情報保護マネジメントシステムの見直しをし、継続的に改善する。
  8. 個人情報が持つ本人に対する影響度を厳粛に受け止めその個人及び社会的影響による不利益を正しく理解する。
  9. 個人情報の漏洩による会社及び情報サービス企業全体に対する不利益を正しく理解する。
  10. 本人からの苦情・相談を受ける「個人情報に関する苦情及び相談窓口」を設置して、適切に対応する。
2004年08月01日 制定
2021年04月01日 改定
代表取締役社長 堀口 信一

個人情報取り扱いについて

(「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項)
2006年11月01日 制定
2018年12月20日 改定
個人情報保護に関する法律(以下「法」といいます)に基づき以下の事項について公表いたします。

公表事項

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

1)当社が保有するお客様の個人情報の利用目的は次のとおりです。

個人情報の類型 利用目的
(1)お客様に関する個人情報
ソリューション事業における以下の目的

  • セミナー・展示会等のイベントご案内、商品・サービスのご提案またはご提供、販売・サービス窓口のご紹介等
  • より良い商品・サービス開発のための調査・分析のため
  • 保守・サポートのご提供のため
  • お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
  • お取引先との取次ぎ、媒介等上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。



(2)お取引先の皆様に関する個人情報
ソリューション事業における、お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、販売店、お取引先などに提供することがあります。


 
(3)株主の皆様に関する個人情報

  • 商法に基づく権利の行使・義務の履行ため
  • 株主としての地位に関し、当社からの情報提供及び事務連絡を行うため
  • 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため



(4) イベントに参加された皆様に関する個人情報

  • 連絡、イベントの関連情報のご提供
  • ソリューション事業における、関連商品またはサービスのご案内、お取引先から委託を受けた調査、分析、宣伝、広告業務の遂行等上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。



(5) 当社へ入社を希望される皆さまに関する個人情報

  • 連絡、情報のご提供及び採用選考
  • 入社を希望される方向けの当社のWebサイトの改善



(6)当社へお問い合わせ頂いた方に関する個人情報
当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。


7)当社へ来社される方に関する個人情報
当社のセキュリティの確保のために利用するものとします。


(8)TIS北海道の役員・従業員およびその家族等に関する個人情報
当社は、役員および社員、または退職者の個人情報を以下の目的で取り扱います。

  • 採用選考に関する業務、入社手続き
  • 雇用管理、勤務管理、賃金管理
  • 法令等に基づく届け出・報告・資料作成
  • 福利厚生、安全衛生管理
  • 教育・研修
    緊急連絡



(9) 当社が明示した利用目的にご同意頂いた上で取得した個人情報
その利用目的のために利用するものとします。

尚、お客様から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させて頂きます。但し、次の場合は除きます。

  1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

  2. 利用目的を本人に通知し、又は好評することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
2)委託を受けた「個人情報」の利用目的
当社が業務を委託されたことに伴いお預かりする個人情報は、当該業務を行うために利用するものとします。
3)外部への委託
業務処理などのためにお預かりした個人情報を外部委託することがあります。
4)TISインテックグループ内での個人情報の共同利用について
  1. 当社は、TISインテックグループから委託された個人情報等を共同利用することはありません。
  2. お客様からのお問い合わせなどに対しグループ各社より対応させていただくことが適切と判断した場合、またはグループ各社の取り扱う商品・サービスのご案内・ご提供および充実のために、お客様の個人情報をグループ各社で共同利用することがあります。
  3. 当社の役員、従業員及びグループ各社の役員、従業員の個人情報をグループ各社で共同利用することがあります。
上記(2),(3)の詳細は「TISインテックグループ内における個人情報の共同利用について」をご参照ください。

2.個人情報の第三者提供に関する事項

当社は、お客様から取得いたしました個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。  
 
  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
 
また、次の場合については個人情報の提供にあたりあらかじめお客様の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。
 
  1. 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
  2. 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報が提供される場合
  3. 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であってその旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき

3.「開示等の求め」に応じる手続きに関する事項

当社は、保有する個人情報(1.1 記載のもの)の本人またはその代理人(法定代理人/委任に基づく代理人)からの「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、利用停止・消去、第三者提供停止の求め」(「開示等の求め」といいます)について、以下の手続等に基づき対応させて頂きます。
(1)開示等の求めの申し出先
開示等の求めは、下記の窓口宛、ご連絡ください。郵送による申請以外の場合は、後日別途申請書に必要事項を添付の上、お送り頂きます様お願い申し上げます。
住 所: 〒060-0051 札幌市中央区南1条東1丁目3番地 パークイースト札幌6F
窓 口: TIS北海道株式会社 経営管理部 窓口責任者 部長 武田 淳一
メール:kanri@tis-h.co.jp
電 話:011-251-5514
(2)開示等の求めの方式(提出すべき書面の様式、本人又は代理人であることの確認方法等)
開示等の求めを行う場合は、次の申請書①をダウンロード(PDFファイル)し、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類②を同封してそれぞれの担当窓口にご郵送ください。 開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、下記必要書類①、②に加えて代理人を証明する書類③を同封の上、担当窓口にご郵送ください。 ご提出頂きました書類に不備がある場合は、ご返送させて頂く場合もありますので同封書類をよく確認の上ご郵送ください。
①当社所定の申請書
②本人確認のための書類
下記項目のそれぞれ1通が必要です。
  • 開示等の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カードのコピーのいずれか1通 ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
  • 上記書面に加えて、住民票の写し(コピーは不可)または外国人登録原票の写し(コピーは不可)のいずれか1通
    例:運転免許証のコピー、及び住民票の写し、住民基本台帳カードのコピー、及び住民票の写し
③代理人確認のための書類
a.親族者もしくは成年後継人からの申し出の場合:
  1. 戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類 いずれか1通 ※開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。 ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
  2. 親権者もしくは成年後継人自身の本人確認書類(前記②)
 
b.本人が委任した代理人の場合:
  1. 委任状(本人の署名捺印)1通
  2. 委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書 1通
  3. 代理人を確認するための書類(前記②)
    ※提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。
(3)手数料及び支払方法(「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」の場合のみ)
  1. 各申請のうち、「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」を行う場合には手数料が必要となります。
  2. 手数料:1つの申請につき、1,000円(税込み)
  3. 開示申請の数に応じた金額分の郵便切手を申請書類に同封してください。
    ※手数料が同封されていなかった場合、及び、不足していた場合には、原則申請書記載の住所宛てにその旨のご連絡を差し上げますが、ご連絡発信後30日以内にお支払頂けない場合には、その日の翌日をもって、開示申請はなかったものとして取り扱わさせて頂きますので、あらかじめご了承願います。
(4)回答方法
申請書に記載の申請者本人の住所宛てに「本人限定受取郵便」によりご回答申し上げます。
(5)開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について
開示等の求めに際して当社が取得しました個人情報については、開示等の求めへの対応のためにのみ取り扱うものとします。ご提出頂きました書類等については、手続きが終了した後、3年間保存するものとし、その後廃棄致します。

4.個人情報の提供の任意性に関する事項

当社へ個人情報をご提供頂くかどうかは、お客様の任意です。個人情報をご提供頂けない場合は、ご希望の情報やサービスが提供できない場合があります。

5.お問い合わせ窓口

(1)お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までお申し出ください。
 
TIS北海道株式会社 経営管理部
受付時間:土曜・日曜・祝祭日・年末年始を除く
午前10時から午後5時まで
〒060-0051 札幌市中央区南1条東1丁目3番地 パークイースト札幌6F
TEL 011-251-5514 FAX 011-251-5030

6.「苦情」の受付窓口に関する事項

(1)個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出ください。
 
TIS北海道株式会社 
窓口責任者兼個人情報保護管理者 川村 智
〒060-0051 札幌市中央区南1条東1丁目3番地 パークイースト札幌6F
TEL 011-251-5514

7.認定個人情報保護団体(JIPDEC)に関して

(1)認定個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申し出先
当社は、「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)」第37条の規定に基づいて主務大臣から認定を受けた、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。同団体では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けています。
 
認定個人情報保護団体の名称 : 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の連絡先 : プライバシーマーク推進センター 消費者相談窓口
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565